Ga naar hoofdinhoud

Vragenlijsten maken

Het ontwerpen van interactieve formulieren en intake-vragenlijsten gebeurt via een modulair tabbladen-systeem. Deze handleiding leidt u door alle stappen: van basisinstellingen en vraagtypes tot slimme vertakkingen, automatische rapportage en herinneringsmails.

Actiebalk (Bovenbalk)​

Bovenaan het ontwerpscherm vindt u de bedieningsknoppen:

  • Vorige (Pijl naar links):
    • Sluit de vragenlijst en keert terug naar het overzicht van alle vragenlijsten.
  • Taalschakelaar (NL / FR / EN):
    • Indien de vragenlijst meertalig is ingesteld, schakelt u met deze knoppen tussen de verschillende talen.
    • Hiermee vertaalt u vragen, toelichtingen en antwoordopties direct in het geselecteerde tabblad.
  • Opslaan (Diskette-icoon):
    • Slaat alle aangebrachte wijzigingen in de vragenlijst, logica en instellingen op.
    • Is pas beschikbaar zodra minimaal een naam en een geldig internetadres (slug) zijn ingevuld.
  • Actiemenu (Drie puntjes):
    • Verwijderen: Verwijdert de vragenlijst definitief. Let op: reeds ingevulde sessies worden hiermee ontkoppeld.
    • Importeren: Laadt een eerder geëxporteerd vragenlijstbestand in om een bestaande vragenlijst te vervangen of bij te werken.
    • Exporteren: Downloadt de volledige structuur van de vragenlijst als back-up of om te hergebruiken in een ander kantoor.

Tabblad 1: Overzicht​

In het overzicht legt u de basisidentiteit van de vragenlijst vast:

  • Naam van de vragenlijst:
    • De herkenbare titel die bovenaan het formulier voor de klant verschijnt (bijvoorbeeld Aanvraag Woningverzekering of Klantprofiel & Risicoanalyse).
  • Webadres (Slug):
    • Het unieke onderdeel van de weblink die klanten te zien krijgen (bijvoorbeeld woningverzekering).
  • Omschrijving:
    • Een korte toelichting voor de klant waarin u uitlegt wat het doel van het formulier is en hoe lang het invullen ongeveer duurt.
  • Vragenlijstgroep (Categorie):
    • Bundel verwante vragenlijsten in mappen (bijvoorbeeld Schade, Leven, Ondernemingen) om uw beheeromgeving overzichtelijk te houden.
  • Standaardtaal & Ondersteunde talen:
    • Bepaal in welke basistaal het formulier opent en voeg optioneel Frans of Engels toe voor meertalige klanten.
  • Toegangsopties:
    • Stel in of het formulier alleen op uitnodiging mag worden ingevuld of ook openbaar via een link/QR-code gedeeld kan worden.

Tabblad 2: Vragen​

In dit tabblad bouwt u de inhoudelijke vragenlijst op:

Pagina's en Stappen​

  • Verdeel langere formulieren in opeenvolgende stappen (bijvoorbeeld 1. Uw situatie, 2. Woninggegevens, 3. Beveiliging).
  • Dit voorkomt dat klanten worden overweldigd door een te lange pagina.

Vraagtypes Toevoegen​

Kies per vraag het meest geschikte invultype:

  • Keuzeknoppen (Enkele keuze): De klant kan slechts één optie kiezen (bijvoorbeeld Ja / Nee of Alleenstaand / Gehuwd).
  • Selectievakjes (Meervoudige keuze): De klant kan meerdere antwoorden tegelijk aanvinken (bijvoorbeeld Welke preventiemaatregelen heeft u genomen?).
  • Kort tekstveld: Voor namen, kentekens of korte referenties.
  • Lange toelichting (Tekstvak): Voor vrije beschrijvingen, schade-omstandigheden of opmerkingen.
  • Cijfers & Bedragen: Veld dat uitsluitend getallen of geldwaarden accepteert (bijvoorbeeld verzekerde bedragen of oppervlakte).
  • Datumkiezer: Een overzichtelijke kalender voor het selecteren van datums (bijvoorbeeld geboortedatum of datum van een voorval).
  • Bestandsupload: Hiermee kan de klant foto's, facturen, offertes of identiteitsbewijzen direct uploaden vanaf computer of smartphone.
  • Handtekening: Een invulveld waarin de klant direct met de vinger of muis kan ondertekenen.

Slimme Logica & Vertakkingen (Condities)​

  • Toon of verberg vragen dynamisch op basis van eerdere antwoorden.
  • Voorbeeld: Vraag alleen naar het aantal zonnepanelen indien de klant bij de vraag Heeft u zonnepanelen? op Ja klikt.
  • Dit zorgt voor een gepersonaliseerde en aanzienlijk snellere invulervaring voor uw klant.

Scores & Risicoprofielen​

  • Koppel punten of waarden aan specifieke antwoorden.
  • Het platform berekent automatisch een totaalscore (bijvoorbeeld voor het bepalen van een beleggersprofiel of een schaderisico).

AI-Ondersteuning​

  • Vragen genereren: Geef een kort onderwerp of een wettekst op, waarna de ingebouwde assistent automatisch een complete concept-vragenlijst voor u opstelt.
  • Vragen vertalen: Vertaal met één druk op de knop alle vragen en antwoordmogelijkheden foutloos naar het Frans of Engels.

Tabblad 3: Rapport​

Hier configureert u wat er gebeurt zodra de klant het formulier heeft afgerond:

  • PDF-Rapport koppelen:
    • Koppel een automatisch rapportagesjabloon.
    • Zodra de klant het formulier indient, genereert het platform direct een overzichtelijk PDF-document waarin alle antwoorden netjes zijn samengevat in uw kantoorhuisstijl.
  • Gekwalificeerde Digitale Handtekening:
    • Stel in of het gegenereerde document direct rechtsgeldig ondertekend moet worden.
    • Bepaal de vereiste ondertekenmethode (bijvoorbeeld via itsme, Belgische eID of SMS-verificatiecode).
    • Bepaal wie moet ondertekenen: alleen de klant, of ook de adviseur namens het kantoor.

Tabblad 4: Berichtsjablonen​

Personaliseer de automatische communicatie rondom deze specifieke vragenlijst:

  • Uitnodigingsmail:
    • De e-mail die de klant ontvangt wanneer u deze vragenlijst uitstuurt.
    • Pas het onderwerp en de begeleidende tekst aan naar de specifieke context van het formulier.
  • Herinneringsmails:
    • Pas de teksten aan voor de eerste, tweede en eventuele slot-herinnering.
  • Dynamische Samenvoegvelden:
    • Gebruik slimme velden zoals {{voornaam}}, {{achternaam}}, {{kantoornaam}}, {{vervaldatum}} en {{link}}.
    • Deze worden bij het verzenden automatisch vervangen door de juiste gegevens van het contact.

Tabblad 5: Sessies​

Een live overzicht van het daadwerkelijke gebruik van deze vragenlijst:

  • Toont alle verstuurde uitnodigingen en invulsessies gekoppeld aan deze specifieke vragenlijst.
  • Geeft per sessie direct inzicht in:
    • De naam van het contact.
    • De actuele status (verzonden, geopend, afgerond).
    • Het exacte invulmoment.
  • Door op een sessie te klikken, springt u direct naar de gedetailleerde antwoorden van die klant.