Ga naar hoofdinhoud

Gebruikersaccount

Beheer van individuele medewerkersaccounts binnen het kantoor. Deze handleiding beschrijft alle beschikbare velden, knoppen en beveiligingsinstellingen in het gebruikersbeheerscherm.

1. Actiebalk (Bovenbalk)​

Bovenaan het scherm bevinden zich de algemene bedieningsknoppen voor het geselecteerde account:

  • Vorige (Pijl naar links):
    • Sluit de huidige fiche en keert terug naar de lijst met alle gebruikers.
    • Niet-opgeslagen wijzigingen gaan hierbij verloren.
  • Opslaan (Diskette-icoon):
    • Slaat alle ingevoerde persoonsgegevens, rollen, taalkeuze en beveiligingsopties direct op.
    • Wordt pas actief zodra de verplichte velden correct zijn ingevuld.
  • Actiemenu (Drie puntjes):
    • Actief / Inactief:
      • Schakelt de toegang van de medewerker direct in of uit.
      • Een inactieve medewerker kan niet meer inloggen, maar alle historische dossiers, verzonden acties en klantkoppelingen blijven bewaard.
    • Logboek:
      • Opent onderaan de pagina een overzicht van eerdere acties en aanmeldingen van deze medewerker.
    • Imiteren:
      • Laat een beheerder meekijken door de ogen van deze medewerker om eventuele problemen of vragen direct te verifiëren.
    • Verwijderen:
      • Verwijdert het gebruikersaccount definitief uit de organisatie.

2. Persoonlijke Informatie​

Basisgegevens ter identificatie van de medewerker:

  • Voornaam:
    • Officiële voornaam van de medewerker.
    • Verplicht veld. Verschijnt in uitnodigingsmails en als handtekening onder communicatie naar klanten.
  • Achternaam:
    • Familienaam van de medewerker.
    • Verplicht veld.

3. Accountinstellingen​

Inloggegevens, toegangsrechten en kantoortoewijzing:

  • E-mailadres:
    • Het unieke zakelijke e-mailadres waarmee de medewerker inlogt op het platform.
    • Dit adres ontvangt tevens systeemnotificaties en kopieën van ingevulde formulieren.
    • Verplicht veld en moet een geldig e-mailformaat hebben.
  • Wachtwoord:
    • Bij een nieuw account: vul hier het initiële tijdelijke wachtwoord in.
    • Bij een bestaand account: laat dit veld leeg om het huidige wachtwoord te behouden. Vul alleen een nieuwe waarde in wanneer het wachtwoord moet worden gewijzigd.
  • Breng op de hoogte via e-mail:
    • Vink dit vakje aan om direct een welkomstmail met inloginstructies naar de medewerker te sturen zodra het account is aangemaakt of het wachtwoord is aangepast.
  • Gebruikersgroep(en):
    • Bepaalt welke functies en schermen de medewerker mag zien en bewerken (bijvoorbeeld beheerder, dossierbeheerder of alleen-lezen medewerker).
    • Er kunnen meerdere groepen tegelijk worden toegekend.
  • Organisatie:
    • Het kantoor of de vestiging waartoe deze medewerker behoort.
    • Bepaalt welke dossiers, contacten en sjablonen zichtbaar zijn voor de medewerker.
  • Voorkeurstaal:
    • Keuze tussen Nederlands, Frans of Engels.
    • Bepaalt de weergavetaal van de beheeromgeving voor deze specifieke medewerker.

4. E-mail- en Communicatievoorkeuren​

Instellingen voor berichten die namens deze medewerker naar klanten worden verstuurd:

  • Gebruik e-mailadres van de organisatie voor communicatie:
    • Indien ingeschakeld: e-mails naar klanten worden verzonden met het centrale kantooradres als afzender (bijvoorbeeld info@kantoor.be).
    • Indien uitgeschakeld: e-mails naar klanten worden verzonden met het persoonlijke e-mailadres van de medewerker als afzender.
  • Stuur welkomstmail:
    • Stuurt een automatische welkomstmail met een link waarmee de nieuwe medewerker zelf een eerste wachtwoord kan instellen.

5. Beveiliging en Aanmelden in Twee Stappen​

Extra bescherming van het account tegen ongeoorloofde toegang:

  • Meervoudige verificatie (MFA) via e-mail:
    • Na het invoeren van gebruikersnaam en wachtwoord ontvangt de medewerker een tijdelijke numerieke verificatiecode in de mailbox.
    • Pas na invoer van deze 6-cijferige code wordt de toegang tot het platform verleend.
  • Google Authenticator (2FA via app):
    • Beveiliging met een mobiele app (zoals Google Authenticator of Microsoft Authenticator op de smartphone).
    • Bij het inloggen voert de medewerker de steeds vernieuwende 6-cijferige code in vanuit de app op de telefoon.
    • Biedt de hoogste bescherming tegen ongeoorloofde aanmeldingen.

6. Systeemmetadata​

Onderaan het scherm (bij bestaande accounts):

  • Item-ID: Het unieke referentienummer van dit gebruikersaccount in het systeem.
  • Aangemaakt: Datum en tijdstip waarop het account voor het eerst werd geregistreerd.
  • Laatst bijgewerkt: Datum en tijdstip van de meest recente wijziging.
  • Logboek: Tijdlijn met eerdere aanmeldpogingen, wachtwoordwijzigingen en beheeracties.